Escritório de Processos Organizacionais
O Escritório de Processos Organizacionais (EPO) do Tribunal de Contas do Tocantins, instituído pela Portaria nº 883, de 07 de novembro de 2024, atribui à Assessoria de Desenvolvimento Organizacional a coordenação das atividades do escritório. Sua principal finalidade é orientar quanto a elaboração, execução e controle dos processos organizacionais, promovendo a disseminação da cultura de gerenciamento de processos na instituição.
A metodologia de gerenciamento de processos adotada pelo EPO/TCE visa estabelecer uma linguagem comum para a gestão por processos, padronizando modelos de documentos, fases e etapas do ciclo de vida dos processos de trabalho.
Os diagramas de processos elaborados e validados pelas unidades, bem como aprovados pela direção, deverão ser rigorosamente observados e cumpridos por todas as unidades envolvidas, garantindo a eficiência e a eficácia das ações organizacionais.
Conforme o Art. 3° da Portaria nº 883/2024, são competências do Escritório de Processos Organizacionais do Tribunal de Contas do Tocantins:
Art. 3° Ao Escritório de Processos Organizacionais compete:
I – suporte metodológico ao gerenciamento de processos institucionais:
a) desenvolver e disseminar conhecimentos sobre gestão por processos e promover a cultura de melhoria contínua para aprimoramento dos serviços;
b) elaborar, manter e atualizar a metodologia de gerenciamento de processos, garantindo sua padronização e adequação;
c) prestar apoio e assessoramento técnico aos responsáveis e equipes de processos de negócio, orientando sobre a metodologia e ferramentas de gestão de processos;
d) zelar pela padronização dos documentos e revisões periódicas dos processos e da metodologia.
II – gestão dos processos de negócio:
a) avaliar e gerenciar o portfólio de processos da Instituição, com foco na melhoria contínua;
b) promover a gestão por processos no TCETO, incluindo a condução de atividades de mapeamento e a definição da arquitetura de processos;
c) apoiar as unidades no acompanhamento e avaliação de seus respectivos processos de negócio;
d) auxiliar na definição da arquitetura de processos e os respectivos processos de trabalho;
e) manter a documentação dos processos de negócio atualizada e disponível;
f) fomentar o aprimoramento dos processos de forma a melhorar os serviços prestados ao público interno e externo, sendo este contemplado na carta de serviços ao usuário.
III – gestão da cadeia de valor:
a) elaborar, manter e atualizar a cadeia de valor, garantindo sua adequação e padronização.
IV – gestão de portfólio de processos institucionais:
a) propor à Assessoria Especial de Planejamento e Desenvolvimento Organizacional (ASPDO) os critérios de priorização de processos e o portfólio de processos institucionais, vinculados a cadeia de valor.
b) catalogar, acompanhar e disponibilizar os processos institucionais no Portal do TCETO, por meio do painel de monitoramento dos processos.
V – acompanhamento dos processos de negócio:
a) elaborar e apresentar relatórios periódicos sobre o desempenho dos processos de negócio ao Comitê Estratégico Institucional, utilizando painéis de informações;
b) realizar a interlocução com os responsáveis pelos processos de negócio podendo solicitar informações sobre o desempenho do processo;
c) monitorar e controlar a implementação das decisões do Comitê Estratégico Institucional, referente ao gerenciamento de processos;
d) promover o monitoramento e a avaliação de desempenho dos processos organizacionais, de forma contínua, mediante indicadores apropriados.
VI – gestão do conhecimento:
a) promover a capacitação e a sensibilização sobre a metodologia de gerenciamento de processos organizacionais, incluindo propostas de ações para o desenvolvimento de competências em gerenciamento de processos;
b) comunicar os benefícios alcançados com a gestão por processos, divulgando as ações e resultados, para promoção da transparência;